Le Budget Base Zero

Le budget base zero est un outil de planification mis en place dans les années 60 aux Etats Unis par un contrôleur de gestion travaillant pour Texas Instrument. La caractéristique du BBZ réside dans le découpage de l’activité de l’entreprise en centres de décisions, chacun dirigé par un responsable. Ce dernier doit proposer un plan budgétaire en fonction de ses prévisions à la direction qui évalue leur nécessité pour l’entreprise. Les projets soumis peuvent être alternatifs ou complémentaires. La direction va ensuite accepter le projet ou bien de le reporter sur un exercice ultérieur dans le cas où elle doute de sa nécessité immédiate et considère alors que les ressources dont elle dispose devraient être allouées à des projets plus rentables. Le choix de la mise en place des projets dépend des critères retenus par la direction.

La particularité de la méthode réside dans le fait qu’elle requiert la justification de chaque dépense non initialement allouée dans le budget dont chaque manager a la responsabilité. Ainsi chaque dépense effectuée doit être justifiée et aucune reconduction n’est tacite d’une année sur l’autre. L’entreprise doit donc se remettre en question constamment et trouver le meilleur compromis possible lui permettant d’accroître sa productivité. Le BBZ constitue un outil d’aide à la mise en œuvre de la stratégie tout en permettant un contrôle des frais de structure.

L’avantage de cette méthode est qu’elle constitue une alternative aux différents projets dans le but d’améliorer le rendement de la firme. Néanmoins la remise en cause constante des projets peut être difficile à mettre en place pour les entreprises de petite taille. La consommation de temps nécessaire à la mise en place d’un BBZ est d’autant plus importante que la compagnie est de grande taille.

La démarche du BBZ s’inscrit dans une démarche de planification à long terme (entre 3 et 5 ans) qui s’articule en 4 étapes : analyse du diagnostic de l’entreprise (environnement), mise en place du plan stratégique qui oriente les actions, détermination du plan opérationnel qui permet de valider les aspects commerciaux et stratégiques et enfin le contrôle du plan.  

On retrouve l’utilisation de cette méthode dans les secteurs à forte consommation de frais généraux. En effet, le BBZ ne s’applique pas aux coûts directs. Le BZZ permet une allocation plus rationnelle des ressources et permet en outre de lier les moyens aux ressources afin de mieux en apprécier les résultats. Les activités de l’entreprises sont ainsi mieux cernées tout comme leurs missions et leurs centres de décisions. Le BBZ permet à l’entreprise une meilleure adaptation dans son environnement. Enfin, une meilleure planification opérationnelle permet une meilleure circulation de l’information au sein de l’organisation.

Néanmoins le BBZ requiert une démarche lourde et complexe à mettre en œuvre. De plus, la méthode entraîne une restructuration de l’entreprise et écarte toute culture d’entreprise et synergie humaine. On peut également s’interroger sur l’objectivité des critères choisis en ce qui concerne le choix des projets retenus. On pense ici aux risques de pressions internes. 

Le BBZ ne se substitue pas au système de présentation et de suivi des budgets. Il demeure un outil complémentaire. Le BBZ n’intervient que dans la phase de préparation et d’approbation du budget. Outre les réductions de coûts, cet outil est utilisé comme aide à prise de décisions. Le BBZ constitue un outil d’aide au changement dans l’organisation et la rend plus adaptable. Il est ainsi utilisé dans une optique d’innovation et favorise la créativité.

Le BBZ vise à apporter une solution aux points faibles du budget. Il est aussi bien instauré au sein des gouvernements que dans les entreprises privées. Treize états des états unis ont déjà mis en place le BBZ, tout comme des entreprises telles Boeing, Texas Instrument ou encore Xerox. La méthode n’a ni rencontré un franc succès en France ni dans les pays latins en général car elle n’est pas en adéquation avec la mentalité. En effet, le fait d’allouer un budget à un responsable de centre peut être perçu comme facteur de réussite personnelle. Il a été constaté que le BBZ a entraîné des frustrations chez certains dirigeants si bien que les motivations et engagements personnels se sont dégradés au fur et à mesure que le budget accordé diminuait.

Il nous semble que cet outil utilisé en complément du budget est intéressant à mettre en place dans le cas d’entreprises de tailles importantes. En effet, il me semble difficile à mettre en place dans des petites et moyennes entreprises du fait de sa complexité de mise en oeuvre et de la quantité de ressources requises pour son bon fonctionnement. Il me semble qu’il est adapté à tout type d’industrie, en particulier pour les secteurs innovants.